5 greseli de evitat in corespondenta de afaceri

3

Putem spune ca suntem o generatie care comunica prin taste, dar sunt situatii si momente in comunicarea cu partenerii sau clientii firmei cand este necesar sa corespondam prin posta sau, mai nou, prin curierat rapid.

Nu ignorati regulile corespondentei scrise chiar daca folositi internetul!

Majoritatea firmelor au adresa electronica de contact pentru comunicarea prin e-mail sau un cont pe o retea sociala, prin care se poate comunica prin mesaje sau prin postari. Prin e-mail se trimit, de obicei, mesaje de forma unor scrisori, pe cand pe retelele sociale mesajele sunt mai scurte si la obiect.

Totusi, si mesajele scurte necesita o introducere care denota respectul pentru destinatar, fie este un salut, fie este o formula de politete. Dupa mesajul propriu-zis transmis prin internet, nu uitati sa incheiati printr-o formula folosita de obicei in corespundenta scrisa sau macar printr-un ”Multumesc!”. In e-mail-urile prin care se comunica mesaje din partea firmei, semnatura este insotita de mentionarea functiei si de datele de contact.

Evitati greselile gramaticale sau de exprimare!

In corespondenta unei firme nu sunt permise greselile! Un mesaj sau o scrisoare cu textul corect scris va poate aduce succes si apreciere sau poate sa sugereze neseriozitate si sa aiba drept consecinte pierderea unor clienti sau parteneri de afaceri.

Nu folositi un ton prea familiar, dar nici un limbaj de lemn!

Un stil degajat, dar respectuos poate face ca mesajul transmis sa fie citit cu interes si parcurs pana la capat. Adresarea trebuie sa exprime fie o anumita politete impusa de statutul persoanei cu care comunicati sau de faptul ca nu cunoasteti persoana respectiva si trebuie sa patrati un ton neutru, fie cu un ton familiar, dar totusi retinut si cu cuvintele alese cu chibzuinta.

Nu neglijati aspectul scrisorii sau al e-mail-ului!

Stilul actual de aranjare a textului unei scrisori, fie este pusa pe hartie sau trimisa prin e-mail, presupune paragrafe fara alineat, dar cu un rand liber intre ele. Alinierea se face, de obicei, la stanga paginii, inclusiv a formulei de adresare si de incheiere si a altor elemente care apar in scrisoare (data, localitate, semnatura etc.).

Daca veti trimite scrisoarea prin posta, este recomandat sa o tipariti pe foi cu antet personalizat, avand incluse datele firmei si denumirea sau sigla. De asemenea, pentru expeditie se vor folosi plicuri personalizate sau, cel putin, cu adresele scrise la calculator si listate la imprimanta.

Nu sunt recomandate cuvintele scrise cu majuscule sau emoticoanele!

Daca vreti sa subliniati ceva in textul pe care il transmiteti, folositi litere ingrosate, cu comanda Bold, nu subliniate si evitati scrierea cu majuscule – in comunicarea pe internet, majusculele sugereaza un ton imperativ! De asemenea, in mesajele pe care le transmiteti ca reprezentant al unei firme nu au ce cauta emoticoanele, care semnifica stari sufletesti, iar abrevierile trebuie evitate.

 

 

DISTRIBUIȚI

3 COMENTARII

  1. In ultimul timp nu am mai primit scrisori decat gen somatii sau facturi 😀 Chiar ieri am vazut un film, dar asa cum le cam vad eu de obicei, ori de la jumate incolo, ori inceputul ( dar nu intentionat, ci ptr ca asa se cam nimereste) in care am asistat la o dragoste bazata ani la rand doar pe scrisori. Imi aduc aminte cand nu aparuse moda asta moderna, cum cautam mape cu plicuri ptr scrisori, colorate, forme delicate, etc. Nu se compara. Singurul avantaj al postei electronice, este ca ajung imediat.

  2. Da, ai mare dreptate
    Multi au tendinta sa se grabeasca si uita nu doar bunele maniere, ci si gramatica invatata la scoala.
    Primesc uneori cereri/felicitari etc de la diverse firme, dar sunt putine care se ocupa sa iti scrie tie (bloggerului), mai degraba este un mail general care include x adrese.
    Putini au bun simt sa isi ia din timp si sa scrie ceva personalizat.
    Apropo de asta, acum vreo doua saptamani am invatat sa inserez semnatura automata la final de mail.
    Mai ramane sa inteleg cum sa inserez o imagine frumoasa 😉

LĂSAȚI UN MESAJ

Please enter your comment!
Please enter your name here