Când pornești o afacere de cele mai multe ori nu iei în calcul și întreținerea spațiului sau arhivarea documentelor. De gândești în primul rând la costurile cu materiile prime și personalul. Însă într-un birou există și alte cheltuieli necesare pentru buna desfășurare a activității, indiferent de domeniu de activitate, profit sau numărul de angajați.
Cheltuieli cu întreținerea spațiului
În primul rând ai nevoie de un sediu, iar pentru acesta va trebui să să efectuezi o serie de cheltuieli lunare care constau în plata chiriei dacă este cazul și plata utilităților, cum ar fi curentul electric, gaze, apă sau ridicarea gunoiului. Aceste, chiar dacă sunt cheltuieli obișnuite de cele mai multe ori nu sunt luate în calcul, iar acestea se pot transforma treptat într-o povară pentru o firmă mică, la început de drum. Așa că la întocmirea planului de afaceri, alocă un buget lunar și pentru aceste costuri. Nu trebuie trecut cu vederea faptul că aceste tipuri de cheltuieli sunt deductibile, așa că fiecare factură plătită va reprezenta un impozit mai mic.
Cheltuieli cu materiale consumabile
În orice birou, pe lângă mobilier și echipamentele tehnologice, ai nevoie de materiale consumabile. În primul rând ai nevoie de un spațiu destinat arhivării documentelor, iar mai apoi de tot ce înseamnă activitatea de birou: hârtie, dosare, pixuri, cutii pentru arhivare, bibliorafturi etc. Documentele trebuiesc păstrate astfel:
- 5 ani de la data încheierii exercitiului financiar în perioada căruia au fost întocmite – pentru o serie de documente de achiziție și inventariere;
- 10 ani de la data încheierii exercițiului financiar în perioada căruia au fost întocmite – pentru registrele de contabilitate și documentele justificative pentru înregistrarile din contabilitatea financiara;
- 50 de ani – pentru ștatele de salarii.
În același timp, documentele trebuiesc obligatoriu numerotate cronologic și depozitate în condiții optime astfel încât să se evite deteriorarea sau distrugerea accidentală.
Sunt persoane care atunci când pornesc o afacere nu iau în calcul și acest aspect. Iar în necunoștință de cauză nu păstrează documentele riscând amenzi uriașe.
Pe lângă aceste ai nevoie de alte materiale consumabile, cum sunt produsele de curățenie, hârtia igienică, saci menajeri etc.
Cheltuieli cu protocolul
Nu este obligatoriu, dar ține de regula de bun simț. Apă, cafea, ceai sau un bol mic cu bomboane pentru clienți, chiar dacă nu costă mult, lasă o impresie plăcută, așa că ai șanse mari să mai câștigi un client.
În plus, chiar și pentru angajați aceste mici avantaje, chiar dacă par a fi nesemnificative sunt importante. Nu trebuie omis faptul că ajungem să ne petrecem mai mult timp la birou decât acasă, așa că de ce să nu facem din acesta un loc plăcut și pretenos pentru a ne simți… ca acasă?