5 lucruri care NU trebuie sa lipseasca dintr-un birou modern

Amenajarea spatiului de lucru este foarte importanta, deoarece modul in care arata interiorul unei companii ajuta la conturarea imaginii acesteia pe piata. In plus, atmosfera din birou si felul in care acesta este decorat va influenta activitatea angajatilor, contribuind la performanta lor profesionala.

Un birou modern trebuie sa indeplineasca anumite criterii de baza: sa fie confortabil si igienic, sa fie securizat, lucru ce poate fi asigurat prin instalarea unor camere de supraveghere wireless de la A2T, sa fie spatios si luminos. In plus, pentru ca angajatii sa-si poata desfasura activitatea in parametri optimi, biroul trebuie sa fie dotat cu echipamentele necesare.

Iata care sunt obiectele ce NU trebuie sa lipseasca dintr-un birou modern:

• Produse de birotica si papetarie. Cu toate ca in zilele noastre, majoritatea persoanelor lucreaza direct pe laptop sau pe calculator, foaia si pixul inca se mai folosesc pentru a schita idei si a face planuri. Pe fiecare birou trebuie sa se regaseasca urmatoarele: o agenda, un suport de pixuri, creioane, markere, coli de hartie, folii de laminare pe www.a4office.ro, dosare-plic si suporturi pentru dosare. Aditional, managerii pot oferi angajatilor calendare cu logo-ul firmei, servetele de masa si alte lucruri utile pentru birou.

• Laptop-uri si telefoane de munca. Angajatii au nevoie de mjloacele necesare prin care pot avea performanta la locul de munca. De aceea, managerii trebuie sa le puna la dispozitie laptop-uri moderne, rezistente si performante, cat si telefoane de munca. Telefoanele nu sunt obligatorii pentru toata lumea, insa managerii de echipe, agentii de vanzari, angajatii din departamentul de resurse umane, cat si administratorul biroului trebuie sa dispuna, neaparat, de cate un smartphone, intrucat joburile lor presupun un grad mare de comunicare cu clientii, furnizorii si alti stakeholderi.

• Imprimanta cu scanner. Activitatea de birou presupune multa papetarie si birocratie: emiterea de facturi, contracte, chitante, redactarea de prezentari, rapoarte si fise de evaluare. Pentru a usura munca angajatilor, in fiecare incapere din sediul companiei ar trebui sa se regaseasca cate o imprimanta cu scanner, care sa functioneze la capacitate maxima. Daca aceasta se strica brusc, se va instala o panica generala in birou, iar angajatii se vor opri din lucrat, dand peste cap fluxul de munca. De aceea, este indicat ca firmele sa incheie parteneriate sau colaborari pe termen lung cu firme ce ofera servicii de mentenanta IT, astfel incat specialistii tehnici sa se deplaseze la sediul companiei de fiecare data cand se strica cate un aparat si sa rezolve problema in timp util.

• Extrem de util atunci cand se sustin prezentari, videoproiectorul reprezinta o piesa de baza, ce trebuie sa se regaseasca in orice birou modern. Utilizarea acestui aparat inlesneste munca team lead-ului sau a managerului, care sustin, adesea, prezentari in fata intregii echipe. Conectat la laptop, videoproiectorul va afisa, pe o suprafata mare, imaginea de pe display-ul laptopului, astfel incat ceilalti participanti sa poata vedea prezentarea grafica pregatita de manager si sa poata intelege mai bine ceea ce acesta vrea sa puncteze in discursul sau. De obicei, videoproiectorul se regaseste in sala de sedinte, acolo unde au loc intalnirile in scop de afaceri, dar si intrevederile interne.

• Multe prize si prelungitoare. Pentru ca intr-un birou exista multa aparatura care functioneaza de dimineata pana seara, fiecare angajat trebuie sa dispuna de cel putin o priza si un prelungitor, care sa fie amenajate sub birou. Este extrem de frustrant atunci cand ai nevoie sa-ti pui telefonul la incarcat, insa toate slot-urile din prelungitoare sunt ocupate. Angajatii nu-si pot face treaba bine, atata vreme cat nu dispun de facilitatile necesare. Asa ca, existenta mai multor prize si a mai multor prelungitoare in spatiul de lucru este un factor esential al productivitatii intregii echipe.

In lipsa conditiilor optime de munca, angajatii nu vor fi capabili sa isi duca la bun sfarsit task-urile, iar performanta profesionala va scadea.

Acest lucru va avea repercursiuni asupra dezvoltarii firmei in timp si a cresterii cifrei de afaceri, asa ca modul in care este amenajat spatiul de lucru nu trebuie, sub nicio forma,  neglijat de catre manageri.